To do: Zählen – Messen – Wiegen

«Geschlossen wegen Inventur» – einmal im Jahr herrscht in vielen Betrieben Ausnahmezustand. Der eine oder andere wünscht sich, dass es in diesem Jahr nicht so stressig wird wie im Vorjahr. Wo gehandelt wird, gibt’s Vorräte. Ist Inventurzeit, werden diese landauf landab gezählt. Wir erklären euch in diesem Artikel, wer überhaupt eine Inventur durchführen muss, was für Inventurarten es gibt und wie ihr eure Inventur stressfrei meistern könnt.

 

Was ist eine Inventur?

Das Wort Inventur hat seinen Ursprung im lateinischen Begriff «invenire». Invenire bedeutet «etwas finden» oder «auf etwas stossen» – damit trifft das Wort den Nagel auf den Kopf. Die Inventur ist eine detaillierte Bestandesaufnahme von sämtlichen Vermögensgegenständen und Schulden eines Unternehmens, und zwar zu einem festgelegten Stichtag. Dabei wird zwischen einer körperlichen- und einer Buchinventur unterschieden:

 

→ körperliche Inventur

Die Bestandesaufnahme aller Vermögensgegenstände, die durch Wiegen, Messen oder Zählen aufgenommen werden können. Das können Artikel im Verkaufsraum und Lager sein. In Spezialfällen, wenn eine genaue Aufnahme unmöglich bzw. wirtschaftlich unzumutbar ist (z.B. Sandvorräte), kann die Ermittlung mit einer Schätzung erfolgen.

→ Buchinventur

Hier liegt der Fokus auf Vermögensgegenständen, die nicht körperlicher Natur sind. Zum Beispiel Bankguthaben, Verbindlichkeiten, Schulden usw. Basis hierfür bildet die Finanzbuchhaltung.

 

Das Ergebnis der Inventur wird als Inventar bezeichnet (lateinisch «inventarium» = «Gesamtheit des Gefundenen»). Oft besteht für Unternehmen die grösste Herausforderung darin, die Vorräte zu erfassen und zu bewerten. Viele beschreiben daher vor allem die körperliche Inventur als zeitraubendes und anstrengendes Unterfangen. Trotzdem gibt es Vorteile. Denn bei der Inventur können zum Beispiel Differenzen in den Soll- und Istbeständen aufgedeckt werden. Solche Abweichungen müssen dann nachträglich korrigiert werden. So sorgt die Inventur für Transparenz.

 

Muss ich eine Inventur durchführen?

In der Regel endet mit Ablauf des Kalenderjahres auch das Geschäftsjahr. Unternehmen, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) fallen, also eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen müssen, sind dann zur Inventur verpflichtet. Das ergibt sich aus § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) und §140 und §141 AO (Abgabenordnung). Auch wer ein neues Gewerbe gründet oder sein Geschäft aufgibt, muss eine Inventur durchführen.

Wird der Gewinn durch die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt, ist eine Inventur rein gesetzlich nicht erforderlich.

 

Inventurarten im Überblick:

Stichtagsinventur oder zeitnahe Inventur

Die Inventur wird am letzten Tag vom laufenden Geschäftsjahr durchgeführt. Aus organisatorischen Gründen ist dies oft nicht realisierbar. In der Praxis wird daher oft auf eine zeitnahe Inventur gewechselt. Das heisst, die Inventur kann innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Voraussetzung ist, dass in diesem Zeitraum jede Buchung, die zur Warenbestandsänderung führt nachvollzogen werden kann. Diese Form der Inventur kann die betrieblichen Abläufe beeinträchtigen oder sogar zur Betriebsunterbrechung führen. Ausserdem kann der zeitliche Druck bei der Erfassung zu Fehlern führen.

verlegte Inventur

In diesem Fall kann die Inventur bis zu drei Monate vorverlegt oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Hauptvorteil dieser Art ist die flexible Planung. Um den Zählaufwand zu reduzieren, kann ein Zeitpunkt mit niedrigem Lagerbestand für die Durchführung gewählt werden. Oder man führt die Inventur in saisonal schwächeren Zeiten durch. Wichtig, auch bei dieser Form müssen alle Bestandsveränderungen zum Bilanzstichtag genau erfasst und wertmässig vor- oder zurückgerechnet werden. Diese Form bietet dem Unternehmen zeitlich etwas mehr Spielraum und Planungsmöglichkeit.

permanente Inventur

Auch als rollende Inventur bekannt. Unternehmen mit einem Warenwirtschaftssystem haben alle Bestände übers ganze Jahr immer im Blick. Jede Warenbewegung wird dokumentiert. Eine Inventur wird am Bilanzstichtag per Knopfdruck erstellt. Zählen, Messen und Wiegen am Bilanzstichtag erübrigt sich. Unter dem Jahr kann an einem beliebigen Tag die Richtigkeit der Bestände geprüft werden. So hat man die Möglichkeit etwaige Differenzen zwischen Ist und Soll zu analysieren und zu berichtigen. Inventurdifferenzen können auch mit dem besten System nicht verhindert werden, z.B. durch Diebstahl. Das laufende Geschäft wird aber bei dieser Form nicht unterbrochen. Die Bestände und der Lagerwert sind jederzeit abrufbar. Diese Form der Inventur bietet die grösste Flexibilität für Unternehmen.

 

Mit dem passenden Warenwirtschaftssystem das Lager im Griff

Wobei hilft ein Warenwirtschaftssystem? Kurz und bündig: Ware trifft ein (wird eingekauft) und Ware geht (wird verkauft) – diese und alle Prozesse dazwischen werden in der Warenwirtschaft durchgeführt, verwaltet und dokumentiert. Zweifelsfrei eine grosse Erleichterung für alle Beteiligten und somit ein Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Mit Arcavis ist der Lagerbestand zu jedem Zeitpunkt bekannt. Ein kleiner Einblick in die wichtigsten Funktionen:

Import

Beim ersten Artikelimport in Arcavis kann ein bestehender Lagerbestand problemlos übernommen werden.

Verkauf

Wird ein Artikel verkauft, bucht Arcavis den Artikel automatisch vom hinterlegten Lager ab. Wird ein Artikel in Filiale A gekauft und in Filiale B zurückgebracht (storniert) nimmt der Artikelbestand in A ab und in B zu.

Bestellung

Welchen Bestand eines Artikels möchte ich immer an Lager haben? Welche Mindestbestellmengen haben meine Lieferanten? Gibt es fixe Bestelltage? Auf Basis all dieser Informationen erstellt Arcavis individuelle Bestellvorschläge. Mit einem Klick Bestellung einsehen und direkt versenden.

Wareneingang

Gelieferte Ware kann per Scanner oder bequem per App mit der Bestellung abgeglichen werden. Nicht gelieferte Artikel können als schwebend markiert werden, die restlichen werden in das gewünschte Lager eingebucht. Beim Einbuchen können auf Wunsch auch gleich alle benötigten Etiketten gedruckt werden.

Lagertransfer

Waren können ganz einfach zwischen Lagern verschoben werden. Es wird ein Lieferschein erstellt und der Empfang in Arcavis quittiert. Der Bestand wird nach dem Lagertransfer sofort aktualisiert.

Inventur

Mit der Arcavis App oder einem Handscanner können im laufenden Betrieb Teil- oder Vollinventuren durchgeführt werden. Mehrere Mitarbeiter können zeitgleich Waren aufnehmen. Beim Abschluss wird eine Lagerbuchung erstellt, die der Differenz zwischen dem aktuellen und gezählten Bestand entspricht. So bleibt der aktuelle Lagerwert immer aktuell.

Lagerwert

Der Report Lagerwert zeigt den Wert des Lagers zu jedem beliebigen Zeitpunkt an. Der Lagerwert kann so auch problemlos rückwirkend ermittelt werden. Die Bestände werden anhand der getätigten Buchungen auf das gewünschte Datum zurückgerechnet und mit dem Lagereinkaufspreis multipliziert.

 

Mit Arcavis stressfrei durch die Inventurzeit

Inventur gehört bei vielen Unternehmen zum jährlichen Programm. Mit Arcavis wird die Inventur zum Geschäftsjahresende jedoch zum stressfreien Routineereignis. Mit einer permanenten Inventur ist das Lager immer auf dem aktuellen Stand, und das ohne Überstunden zu machen oder den Betrieb aussetzen zu müssen.

 

Einfach mal Testen? Hier geht’s zur kostenlosen Demoversion.

Fragen? Beantworten wir gern! Sie erreichen uns unter +49 (0)6542 96328340